اختيار جهة اتصال رئيسية
غالباً ما يتم التغاضي عن خطط الاتصالات في التخطيط لمهمة ما - لكنها ضرورية، خاصة بالنسبة لأولئك الذين يعملون في رحلات ومهام ممولة ذاتياً. يحتاج المستقلون الذين يعملون لحسابهم الخاص إلى خطة اتصالات أكثر من غيرهم - وإلا فقد يكون من السهل الوقوع في ثقب أسود إذا حدث خطأ ما.
مع من تبقى على اتصال عندما تعمل بمفردك؟ جهة اتصالك الرئيسية. تحتاج إلى أن تقيّم بعناية من هو أفضل شخص يمكنك البقاء على اتصال معه أثناء العمل بمفردك وتخطط لكيفية التواصل معه من بعيد. كما تحتاج أيضاً إلى الاتفاق على الشخص الذي يجب الاتصال به في حالة الطوارئ.
من الذي يجب تضمينه في خطة الاتصالات؟
قم بتضمين أي وجميع الأشخاص الذين يجب على جهة الاتصال الرئيسية الخاصة بك التحدث إليهم في حال فقدان الاتصال بك. يجب أن تكون تفاصيل الاتصال واضحة ويسهل العثور عليها ويجب أن تتضمن أيضاً (عند الاقتضاء) تفاصيل أي من أعضاء الفريق الآخرين.
اقتراحات بمن يجب تضمينها:
- جهة اتصال أمنية محلية، يمكن لجهة الاتصال الأمنية المحلية التواصل معها بشكل مباشر وآمن
- محرر التكليف أو جهة الاتصال الرئيسية للمؤسسة/المؤسسات الإعلامية التي تعمل لديها، إن وجدت
- أي جهات اتصال ذات صلة تعمل معك على الأرض تكون قادرة على تقديم المساعدة في حالة الطوارئ: المصلحون والسائقون والمترجمون (من المفيد تضمين اللغات التي يمكن لجهات الاتصال هذه التواصل بها)
- زميل يسافر معك، ولكن ليس بالضرورة أن يعمل معك. ربما صحفيون آخرون تعرفهم يعملون أيضاً في مهمة في نفس الموقع؛ على سبيل المثال، مراسلون محليون لإحدى القنوات التلفزيونية الكبرى.
- سفارتك في الموقع: تأكد من وجود اسم ورقم اتصال للطوارئ
- أي جهات اتصال أخرى قد تكون في وضع يمكنها من المساعدة في حالة الطوارئ (مثل المحامين والمسؤولين الحكوميين)
يجب أن يتم ترتيب الأشخاص في هذه القائمة بالترتيب الذي يجب الاتصال بهم من خلاله، مع ذكر معلومات الاتصال الأساسية لكل منهم والمنطقة الزمنية ومعلومات رمز الاتصال.
أقرب الأقرباء
ناقش واتفق مسبقاً مع جهة الاتصال الرئيسية التي ترغب في تسميتها كأقرب أقرب أقربائك ليتم الاتصال بهم في حالة الطوارئ - عادةً ما يكون زوجك/شريكك أو أقرب أقربائك. يجب إدراج أقرب أقرباء جميع أعضاء الفريق في نموذج تقييم المخاطر الخاص بك.
قد تكون جهة الاتصال الرئيسية وأقرب الأقرباء هي نفس الشخص ولكن لا يُنصح بذلك دائماً.
ما الذي يجب تضمينه في خطة الاتصالات؟
يجب أن تتضمن خطة الاتصالات الخاصة بك ما يلي:
- عدد المرات التي ستتواصل فيها مع جهة الاتصال الرئيسية الخاصة بك وبأي طريقة
- جهات اتصال الطوارئ في الموقع
- ما الذي يجب أن يحدث إذا لم تقم بالاتصال
- تفاصيل خط سير الرحلة ومواعيد المغادرة/الوصول والمركبات التي ستستخدمها
- رمز الاتصالات (في حالة مراقبة الاتصالات أو اختراقها)
- تفاصيل استخدام أجهزة التعقب ومنارات الطوارئ. كن محدداً قدر الإمكان.
- لكل شخص في الموقع من فريقك: الاسم، والمنصب، ورقم الهاتف المحمول، والعنوان، والبريد الإلكتروني، والبريد الإلكتروني، وبرنامج Skype، ورقم هاتف المنزل، وتاريخ الميلاد، وفصيلة الدم، والظروف الشخصية والمعالين، واسم الشريك (مع التفاصيل)، وأقرب الأقارب (مع التفاصيل)
- سيرة ذاتية موجزة لكل عضو من أعضاء الفريق: ما هي مؤهلاتهم؟ لماذا هم (وأنت) مناسبون لهذه المهمة؟