Elegir un contacto clave
Los planes de comunicación suelen pasarse por alto al planificar una misión, pero son esenciales, sobre todo para quienes trabajan en viajes y misiones autofinanciados. Los autónomos son los que más necesitan un plan de comunicación, de lo contrario es fácil caer en un agujero negro si algo sale mal.
Entonces, ¿con quién te mantienes en contacto cuando trabajas solo? Tu contacto clave. Tienes que evaluar detenidamente quién es la mejor persona con la que mantener el contacto durante la misión y planificar cómo comunicarte con ella a distancia. También tienes que acordar con quién deben ponerse en contacto en caso de emergencia.
¿A quién debe incluirse en un plan de comunicación?
Incluya a todas las personas con las que su contacto clave deba hablar si pierde el contacto con usted. Los datos de contacto deben ser claros, fáciles de encontrar y también deben incluir (cuando proceda) los datos de cualquier otro miembro del equipo.
Sugerencias de a quién incluir:
- Un contacto de seguridad local, con el que su contacto clave pueda comunicarse de forma directa y segura.
- El redactor jefe o la persona de contacto principal del medio de comunicación para el que trabaja, si procede.
- Todos los contactos pertinentes sobre el terreno que trabajen con usted y que puedan ayudarle en caso de emergencia: reparadores, conductores, traductores (es útil incluir en qué idiomas pueden comunicarse estos contactos).
- Un colega que viaja contigo, pero no necesariamente trabaja contigo. Tal vez otros periodistas que conozcas y que también estén de misión en el mismo lugar; por ejemplo, corresponsales locales de una gran cadena de televisión.
- Su embajada en el lugar: asegúrese de tener un nombre y un número de contacto de emergencia
- Cualquier otro contacto que pueda ser de ayuda en caso de emergencia (abogados, funcionarios, etc.).
Las personas de esta lista deben colocarse en el orden en que deben ser contactadas, cada una con la información de contacto principal, la zona horaria y la información del prefijo telefónico.
Familiares
Discuta y acuerde de antemano con su contacto clave a quién desea nombrar como su pariente más cercano para ser contactado en caso de emergencia - normalmente su cónyuge/pareja o pariente más cercano. Los parientes más próximos de todos los miembros del equipo deben figurar en el formulario de evaluación de riesgos.
Tu contacto clave y tu familiar más cercano pueden ser la misma persona, pero no siempre es aconsejable.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación?
Su plan de comunicación debe incluir lo siguiente:
- Con qué frecuencia se pondrá en contacto con su contacto clave y a través de qué método
- Quiénes son sus contactos de emergencia in situ
- Qué debe ocurrir si no se pone en contacto
- Detalles del itinerario de viaje, horarios de salida y llegada y vehículos que utilizará
- Código de comunicaciones (en caso de que las comunicaciones estén vigiladas o comprometidas)
- Detalles sobre el uso de rastreadores y balizas de emergencia. Sea lo más específico posible.
- Para cada persona que forme parte de su equipo: nombre, cargo, número de móvil, dirección, correo electrónico, Skype, número de teléfono particular, fecha de nacimiento, grupo sanguíneo, circunstancias personales y personas a cargo, nombre de la pareja (con datos), parientes más próximos (con datos).
- Breve biografía de cada miembro del equipo: ¿cuáles son sus credenciales? ¿Por qué ellos (y usted) son adecuados para esta tarea?