انتخاب یک مخاطب کلیدی
برنامه‌های ارتباطی اغلب در برنامه‌ریزی یک ماموریت نادیده گرفته می‌شوند - اما این برنامه‌ها ضروری هستند، به خصوص برای کسانی که در سفرها و ماموریت‌های خودگردان کار می‌کنند. این فریلنسرها هستند که بیش از هر کس دیگری به یک برنامه ارتباطی نیاز دارند - در غیر این صورت اگر مشکلی پیش بیاید، به راحتی می‌توان در یک سیاه‌چاله افتاد.
بنابراین وقتی تنها کار می‌کنید با چه کسی در تماس هستید؟ رابط کلیدی شما . شما باید با دقت ارزیابی کنید که بهترین فرد برای در تماس بودن در حین ماموریت چه کسی است و برنامه‌ریزی کنید که چگونه از راه دور با او ارتباط برقرار کنید. همچنین باید توافق کنید که در مواقع اضطراری با چه کسی تماس بگیرند.
چه کسانی باید در یک طرح ارتباطی گنجانده شوند؟
هر کسی را که مخاطب کلیدی شما در صورت قطع ارتباط با شما باید با او صحبت کند، در این قسمت قرار دهید. اطلاعات تماس باید واضح و به راحتی قابل دسترسی باشد و همچنین (در صورت لزوم) باید شامل اطلاعات سایر اعضای تیم نیز باشد.
پیشنهادهایی برای اینکه چه کسانی را شامل شود:
- یک رابط امنیتی محلی که رابط کلیدی شما می‌تواند مستقیماً و به صورت امن با او در ارتباط باشد
- در صورت لزوم، سردبیر سفارش‌دهنده یا رابط اصلی سازمان/سازمان‌های رسانه‌ای که برای آنها کار می‌کنید
- هرگونه اطلاعات تماس مرتبط با شما که در محل با شما همکاری می‌کنند و می‌توانند در مواقع اضطراری کمک کنند: تعمیرکاران، رانندگان، مترجمان (ذکر زبان‌هایی که این اطلاعات می‌توانند با آنها ارتباط برقرار کنند مفید است)
- یک همکار که با شما سفر می‌کند، اما لزوماً با شما کار نمی‌کند. شاید روزنامه‌نگاران دیگری که می‌شناسید و آنها نیز در همان مکان در حال انجام ماموریت هستند؛ مثلاً خبرنگاران محلی یک رسانه‌ی بزرگ.
- سفارت شما در محل: مطمئن شوید که نام و شماره تماس اضطراری خود را دارید
- هرگونه اطلاعات تماس دیگری که ممکن است در مواقع اضطراری بتواند کمک کند (مثلاً وکلا، مقامات دولتی)
افراد موجود در این لیست باید به ترتیبی که باید با آنها تماس گرفته شود، قرار گیرند و هر کدام دارای اطلاعات تماس اصلی، منطقه زمانی و اطلاعات کد تلفن باشند.
خویشاوند نزدیک
از قبل با فرد کلیدی که می‌خواهید به عنوان نزدیکترین خویشاوند خود برای تماس در مواقع اضطراری معرفی کنید - معمولاً همسر/شریک زندگی یا نزدیکترین خویشاوند - مشورت و توافق کنید. نزدیکترین خویشاوند تمام اعضای تیم باید در فرم ارزیابی ریسک شما گنجانده شود.
ممکن است فرد کلیدی و نزدیکترین خویشاوند شما یک نفر باشد، اما این کار همیشه توصیه نمی‌شود.
چه مواردی باید در یک طرح ارتباطی گنجانده شود؟
طرح ارتباطی شما باید شامل موارد زیر باشد:
- هر چند وقت یکبار و از چه طریقی با مخاطب کلیدی خود در تماس خواهید بود
- چه کسانی در موقعیت اضطراری با شما تماس خواهند گرفت؟
- اگر تماس برقرار نکنید چه اتفاقی باید بیفتد؟
- جزئیات برنامه سفر، زمان حرکت/ورود و وسایل نقلیه‌ای که استفاده خواهید کرد
- کد ارتباطات (در صورت نظارت یا به خطر افتادن ارتباطات)
- جزئیات استفاده از ردیاب‌ها و چراغ‌های اضطراری. تا حد امکان دقیق باشید.
- برای هر فرد حاضر در محل که عضوی از تیم شما است: نام، سمت، شماره موبایل، آدرس، ایمیل، اسکایپ، شماره تلفن منزل، تاریخ تولد، گروه خونی، شرایط شخصی و افراد تحت تکفل، نام شریک زندگی (همراه با جزئیات)، نزدیکترین خویشاوند (همراه با جزئیات)
- بیوگرافی مختصری از هر یک از اعضای تیم: اعتبارنامه‌های آنها چیست؟ چرا آنها (و شما) برای این ماموریت مناسب هستید؟