Choisir un contact clé
Les plans de communication sont souvent négligés lors de la planification d'une mission - mais ils sont essentiels, en particulier pour ceux qui travaillent sur des voyages et des missions autofinancés. Ce sont les free-lances qui ont le plus besoin d'un plan de communication, faute de quoi il est facile de tomber dans un trou noir en cas de problème.
Avec qui restez-vous en contact lorsque vous travaillez seul ? Votre contact principal. Vous devez évaluer soigneusement qui serait la meilleure personne à contacter pendant votre mission et planifier la manière de communiquer avec elle à distance. Vous devez également vous mettre d'accord sur la personne à contacter en cas d'urgence.
Qui doit être inclus dans un plan de communication ?
Indiquez toutes les personnes à qui votre contact principal doit s'adresser s'il perd le contact avec vous. Les coordonnées doivent être claires, faciles à trouver et inclure (le cas échéant) les coordonnées des autres membres de l'équipe.
Suggestions de personnes à inclure :
- Un contact local pour la sécurité, avec lequel votre contact clé peut communiquer directement et en toute sécurité.
- Le cas échéant, le rédacteur en chef chargé de la commande ou le contact principal de l'organe de presse pour lequel vous travaillez
- Tous les contacts pertinents sur le terrain qui travaillent avec vous et qui pourraient vous aider en cas d'urgence : réparateurs, chauffeurs, traducteurs (il est utile d'indiquer les langues dans lesquelles ces contacts peuvent communiquer).
- Un collègue qui voyage avec vous, mais qui ne travaille pas nécessairement avec vous. Peut-être d'autres journalistes que vous connaissez et qui sont également en mission au même endroit ; par exemple, les correspondants locaux d'un grand radiodiffuseur.
- Votre ambassade sur place : assurez-vous d'avoir un nom et un numéro de contact d'urgence.
- Tout autre contact susceptible d'apporter une aide en cas d'urgence (avocats, fonctionnaires, etc.).
Les personnes figurant sur cette liste doivent être placées dans l'ordre dans lequel elles doivent être contactées, avec pour chacune d'entre elles les coordonnées principales, le fuseau horaire et l'indicatif téléphonique.
Parent le plus proche
Discutez et convenez à l'avance avec votre contact principal de la personne que vous souhaitez nommer comme votre plus proche parent à contacter en cas d'urgence - normalement votre conjoint/partenaire ou votre parent le plus proche. Les noms des proches de tous les membres de l'équipe doivent figurer dans le formulaire d'évaluation des risques.
Votre contact principal et votre parent le plus proche peuvent être la même personne, mais ce n'est pas toujours conseillé.
Que doit contenir un plan de communication ?
Votre plan de communication doit comprendre les éléments suivants :
- La fréquence des contacts avec votre contact principal et la méthode utilisée.
- Qui sont les personnes à contacter en cas d'urgence sur place ?
- Que se passe-t-il si vous ne prenez pas contact ?
- Détails de l'itinéraire de voyage, des heures de départ et d'arrivée et des véhicules utilisés
- Code de communication (au cas où les communications seraient surveillées ou compromises)
- Détails sur l'utilisation de traceurs et de balises de détresse. Soyez aussi précis que possible.
- Pour chaque personne sur place qui fait partie de votre équipe : nom, fonction, numéro de téléphone portable, adresse, courriel, Skype, numéro de téléphone à domicile, date de naissance, groupe sanguin, situation personnelle et personnes à charge, nom du partenaire (avec détails), parent le plus proche (avec détails).
- Brève biographie de chaque membre de l'équipe : quelles sont leurs références ? Pourquoi sont-ils (et vous) adaptés à cette mission ?