Выбор ключевого контакта
Планы коммуникаций часто упускают из виду при планировании задания, но они крайне важны, особенно для тех, кто работает в поездках и заданиях, финансируемых из собственных средств. Именно фрилансерам план коммуникаций нужен больше всего - иначе можно легко провалиться в черную дыру, если что-то пойдет не так.
С кем же поддерживать связь, если вы работаете в одиночку? Ваш ключевой контакт. Вам нужно тщательно оценить, с кем лучше всего поддерживать связь во время работы, и спланировать, как общаться с ним на расстоянии. Вам также нужно договориться, с кем они должны связаться в случае чрезвычайной ситуации.
Кто должен быть включен в план коммуникаций?
Укажите всех людей, к которым должен обратиться ваш основной контакт, если он потеряет с вами связь. Контактная информация должна быть четкой и легко находимой, а также включать (при необходимости) сведения о других членах команды.
Предложения о том, кого включить в список:
- Местный контактный сотрудник службы безопасности, с которым ваш ключевой контакт может поддерживать прямую и безопасную связь
- Ваш заказной редактор или главный контакт в медиа-организации, на которую вы работаете, если это применимо
- Любые контакты на месте, работающие с вами, которые могли бы помочь в случае чрезвычайной ситуации: ремонтники, водители, переводчики (полезно указать, на каких языках эти люди могут общаться).
- Коллега, путешествующий с вами, но не обязательно работающий с вами. Возможно, другие знакомые вам журналисты, которые также находятся в командировке в том же месте; например, местные корреспонденты крупной телекомпании.
- Ваше посольство на месте: убедитесь, что у вас есть имя и контактный телефон для экстренной связи.
- Любые другие контакты, которые могут помочь в случае чрезвычайной ситуации (например, адвокаты, государственные служащие).
Люди в этом списке должны быть расположены в том порядке, в котором с ними следует связаться, с указанием основной контактной информации, часового пояса и кода набора номера.
Ближайшие родственники
Заранее обсудите и согласуйте со своим основным контактным лицом, кого вы хотите назвать ближайшим родственником, с которым можно будет связаться в случае чрезвычайной ситуации - обычно это ваш супруг/партнер или ближайший родственник. Информация о ближайших родственниках всех членов команды должна быть включена в форму оценки рисков.
Ваш основной контакт и ближайший родственник может быть одним и тем же человеком, но это не всегда целесообразно.
Что должно быть включено в план коммуникаций?
Ваш план коммуникаций должен включать следующее:
- Как часто и каким способом вы будете поддерживать связь с вашим ключевым контактом
- Кто является вашими контактными лицами в чрезвычайных ситуациях на месте
- Что должно произойти, если вы не выходите на связь
- Подробная информация о маршруте поездки, времени вылета/прилета и транспортных средствах, которые вы будете использовать
- Код связи (на случай, если связь контролируется или скомпрометирована)
- Подробности использования трекеров и аварийных маячков. Будьте максимально конкретны.
- Имя, должность, номер мобильного телефона, адрес, электронная почта, Skype, номер домашнего телефона, дата рождения, группа крови, личные обстоятельства и наличие иждивенцев, имя партнера (с подробной информацией), ближайшие родственники (с подробной информацией).
- Краткая биография каждого члена команды: каковы их полномочия? Почему они (и вы) подходят для этого задания?