Kuchagua mwasiliani muhimu
Mipango ya mawasiliano mara nyingi hupuuzwa katika kupanga kazi - lakini ni muhimu, hasa kwa wale wanaofanya kazi kwa safari na kazi zinazofadhiliwa. Ni wafanyakazi wa kujitegemea ambao wanahitaji mpango wa mawasiliano zaidi kuliko wengi - vinginevyo inaweza kuwa rahisi kutumbukia kwenye shimo jeusi ikiwa kitu kitaenda vibaya.
Kwa hivyo unawasiliana na nani unapofanya kazi peke yako? Anwani yako muhimu . Unahitaji kutathmini kwa uangalifu ni nani angekuwa mtu bora zaidi wa kuwasiliana naye wakati wa kazi na kupanga jinsi ya kuwasiliana nao kutoka mbali. Pia unahitaji kukubaliana ni nani wanayepaswa kuwasiliana naye katika hali ya dharura.
Nani anapaswa kujumuishwa katika mpango wa mawasiliano?
Jumuisha mtu yeyote na watu wote ambao mtu wako muhimu anapaswa kuzungumza nao ikiwa atapoteza mawasiliano nawe. Maelezo ya mawasiliano yanahitaji kuwa wazi, rahisi kupata na yanapaswa pia kujumuisha (inapofaa) maelezo ya washiriki wengine wowote wa timu.
Mapendekezo ya nani wa kujumuisha:
- Mwasiliani wa usalama wa karibu nawe, ambaye mwasiliani wako mkuu anaweza kuwasiliana moja kwa moja na kwa usalama
- Mhariri wako wa kuagiza au mwasiliani mkuu wa shirika/mashirika ya vyombo vya habari unayofanyia kazi, ikiwezekana
- Anwani zozote zinazofaa zinazofanya kazi nawe ambazo zitaweza kukusaidia katika hali ya dharura: virekebishaji, viendeshaji, watafsiri (ni vyema kujumuisha lugha ambazo watu hawa wanaweza kuwasiliana nazo)
- Mwenzako anayesafiri nawe, lakini si lazima afanye kazi na wewe. Labda waandishi wengine wa habari unaowajua ambao pia wako kwenye kazi katika eneo moja; kwa mfano, waandishi wa habari wa ndani kwa mtangazaji mkuu.
- Ubalozi wako mahali ulipo: hakikisha una jina na nambari ya mawasiliano ya dharura
- Anwani nyingine zozote ambazo zinaweza kusaidia katika hali ya dharura (yaani wanasheria, maafisa wa serikali)
Watu katika orodha hii wanapaswa kuwekwa katika mpangilio ambao wanapaswa kuwasiliana nao, kila mmoja akiwa na taarifa za msingi za mawasiliano, saa za eneo na taarifa ya msimbo wa kupiga.
Karibu na Kin
Jadili na ukubaliane mapema na mtu wako mkuu ambaye ungependa kumtaja kama jamaa yako wa karibu wa kuwasiliana naye katika hali ya dharura - kwa kawaida mwenzi wako/mpenzi wako au jamaa wa karibu zaidi. Ndugu wa karibu wa washiriki wote wa timu wanapaswa kujumuishwa katika fomu yako ya tathmini ya hatari.
Anwani yako kuu na jamaa wa karibu wanaweza kuwa mtu yule yule lakini haifai kila wakati.
Ni nini kinapaswa kujumuishwa katika mpango wa mawasiliano?
Mpango wako wa mawasiliano unahitaji kujumuisha yafuatayo:
- Ni mara ngapi utawasiliana na mwasiliani wako muhimu na kupitia njia gani
- Watu unaowasiliana nao wakati wa dharura wapo mahali ulipo
- Nini kifanyike ikiwa hautawasiliana
- Maelezo ya ratiba ya safari, saa za kuondoka/kuwasili na magari utakayotumia
- Msimbo wa mawasiliano (ikiwa mawasiliano yatafuatiliwa au kuathiriwa)
- Maelezo ya matumizi ya wafuatiliaji na beacons za dharura. Kuwa maalum iwezekanavyo.
- Kwa kila mtu kwenye eneo ambaye ni sehemu ya timu yako: jina, nafasi, nambari ya simu, anwani, barua pepe, Skype, nambari ya simu ya nyumbani, tarehe ya kuzaliwa, aina ya damu, hali ya kibinafsi na wategemezi, jina la mpenzi (pamoja na maelezo), jamaa wa karibu (pamoja na maelezo)
- Wasifu mfupi wa kila mshiriki wa timu: sifa zao ni nini? Kwa nini wao (na wewe) wanafaa kwa mgawo huu?