Önemli bir irtibat kişisi seçme
İletişim planları genellikle bir görevin planlanmasında göz ardı edilir - ancak özellikle kendi kendini finanse eden seyahatlerde ve görevlerde çalışanlar için çok önemlidir. Bir iletişim planına en çok ihtiyaç duyanlar serbest çalışanlardır - aksi takdirde bir şeyler ters gittiğinde kara bir deliğe düşmek kolay olabilir.
Peki yalnız çalıştığınızda kiminle iletişim halinde olursunuz? Kilit irtibat kişiniz. Görevdeyken iletişim halinde olacağınız en iyi kişinin kim olduğunu dikkatlice değerlendirmeniz ve uzaktan onunla nasıl iletişim kuracağınızı planlamanız gerekir. Ayrıca acil durumlarda kiminle iletişime geçmeleri gerektiği konusunda da anlaşmanız gerekir.
Bir iletişim planına kimler dahil edilmelidir?
Sizinle irtibatı kaybetmeleri halinde kilit irtibat kişinizin konuşması gereken tüm kişileri ekleyin. İletişim bilgileri açık ve kolay bulunabilir olmalı ve (uygun olduğu durumlarda) diğer ekip üyelerinin bilgilerini de içermelidir.
Kimi dahil edeceğinize dair öneriler:
- Kilit irtibat kişinizin doğrudan ve güvenli bir şekilde iletişim kurabileceği yerel bir güvenlik irtibat kişisi
- Varsa, çalıştığınız medya kuruluşu/kuruluşları için görevlendiren editörünüz veya ana irtibat kişiniz
- Sizinle birlikte çalışan ve acil bir durumda yardımcı olabilecek tüm ilgili kişiler: tamirciler, sürücüler, çevirmenler (bu kişilerin hangi dillerde iletişim kurabildiğini belirtmek faydalı olacaktır)
- Sizinle birlikte seyahat eden, ancak sizinle birlikte çalışması gerekmeyen bir meslektaşınız. Belki de aynı yerde görev yapan tanıdığınız başka gazeteciler; örneğin, büyük bir yayın kuruluşunun yerel muhabirleri.
- Bulunduğunuz yerdeki büyükelçiliğiniz: bir isim ve acil durum iletişim numaranız olduğundan emin olun
- Acil bir durumda yardımcı olabilecek diğer kişiler (örn. avukatlar, hükümet yetkilileri)
Bu listedeki kişiler, her biri birincil iletişim bilgileri, saat dilimi ve arama kodu bilgileriyle birlikte, kendileriyle iletişime geçilmesi gereken sıraya göre yerleştirilmelidir.
Yakın Akraba
Acil durumlarda irtibata geçilecek en yakın akrabanız olarak kimi belirlemek istediğinizi (normalde eşiniz/partneriniz veya en yakın akrabanız) kilit irtibat kişinizle önceden görüşün ve kararlaştırın. Tüm ekip üyelerinin yakın akrabaları risk değerlendirme formunuza dahil edilmelidir.
Kilit kişiniz ve en yakın akrabanız aynı kişi olabilir, ancak bu her zaman tavsiye edilmez.
Bir iletişim planında neler yer almalıdır?
İletişim planınızın aşağıdakileri içermesi gerekir:
- Kilit irtibat kişinizle ne sıklıkla ve hangi yöntemle iletişime geçeceksiniz?
- Bulunduğunuz yerdeki acil durum irtibat kişilerinizin kimler olduğu
- Temasa geçmezseniz ne yapmanız gerekir?
- Seyahat güzergahı, kalkış/varış saatleri ve kullanacağınız araçların detayları
- İletişim kodu (iletişimin izlenmesi veya tehlikeye girmesi durumunda)
- Takip cihazlarının ve acil durum işaretlerinin kullanımına ilişkin ayrıntılar. Mümkün olduğunca spesifik olun.
- Ekibinizin bir parçası olan her bir kişi için: isim, pozisyon, cep telefonu numarası, adres, e-posta, Skype, ev telefonu numarası, doğum tarihi, kan grubu, kişisel koşullar ve bakmakla yükümlü olunan kişiler, eşin adı (ayrıntılarla birlikte), en yakın akrabanın adı (ayrıntılarla birlikte)
- Her ekip üyesinin kısa biyografisi: referansları nelerdir? Onlar (ve siz) bu görev için neden uygunsunuz?